Klauzula w CV wiąże się z zasadami przetwarzania danych osobowych w rekrutacji, ale jej obecność nie zawsze wynika z tego samego mechanizmu. Znaczenie ma między innymi to, czy dokument jest składany na bieżące stanowisko, czy ma być uwzględniany także w przyszłych naborach, oraz jakie rozwiązanie przewiduje pracodawca w ogłoszeniu lub formularzu aplikacyjnym.
Kiedy klauzula w CV jest potrzebna
Klauzula w CV nie jest automatycznie potrzebna przy każdej rekrutacji. Jej znaczenie zależy przede wszystkim od rodzaju danych zawartych w dokumentach oraz od podstawy, na której pracodawca przetwarza dane kandydata. Jeżeli CV obejmuje wyłącznie informacje mieszczące się w zakresie prawa pracy, ich przetwarzanie w bieżącej rekrutacji może wynikać z obowiązku prawnego, a nie z odrębnej zgody.
Warto pamiętać, że RODO zmieniło wcześniejsze wzory odwołujące się do ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 roku. Dlatego sama obecność klauzuli nie przesądza o jej konieczności ani o prawidłowej podstawie przetwarzania. Ostatecznie należy uwzględnić procedurę stosowaną przez danego pracodawcę i treść ogłoszenia, bez zakładania, że jeden wzór będzie właściwy w każdej rekrutacji.
Zgoda na bieżącą rekrutację a przyszłe nabory
Zgoda na bieżącą rekrutację odnosi się do udziału w konkretnym procesie prowadzonym przez wskazaną firmę na określone stanowisko. Nie obejmuje automatycznie kolejnych naborów ani działań innego administratora danych.
Jeżeli kandydat chce, aby CV mogło być wykorzystane także przy przyszłych procesach, potrzebny jest odrębny i wyraźny zapis dotyczący tego celu. Taką zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Bez dodatkowej zgody zakres wykorzystania dokumentu pozostaje związany z bieżącą rekrutacją.
| Rodzaj zgody | Zakres |
|---|---|
| Bieżąca rekrutacja | Konkretny proces i stanowisko wskazane przez tę samą firmę. |
| Przyszłe rekrutacje | Odrębnie wskazany cel udziału w kolejnych naborach prowadzonych przez tę firmę. |
Dopasowanie treści klauzuli do wymagań pracodawcy
Treść klauzuli powinna odpowiadać nie tylko celowi aplikacji, lecz także instrukcjom zawartym w ogłoszeniu i formularzu. Jeżeli pracodawca podał własne brzmienie zgody albo wymaga wskazania konkretnej firmy, należy uwzględnić te wymagania zamiast zastępować je dowolnym wzorem.
- Ogłoszenie – sprawdź, czy zawiera określoną treść zgody lub dodatkowe wskazanie dotyczące pracodawcy.
- Formularz online – zaznacz wymagane pole albo zaakceptuj tekst przedstawiony podczas składania aplikacji; dodatkowa klauzula w CV może wtedy nie być potrzebna.
- Własna treść – gdy pracodawca nie narzuca formuły, zastosuj zapis odpowiadający bieżącej rekrutacji i właściwemu administratorowi danych.
Umiejscowienie i czytelność klauzuli w CV
Klauzulę najczęściej umieszcza się na dole CV lub w jego stopce, oddzielając ją od głównej treści dokumentu. Takie położenie ułatwia zachowanie przejrzystego układu, ale nie powinno sprawiać, że zapis staje się trudny do zauważenia lub odczytania. W tym miejscu ważniejsza od efektownego wyróżnienia jest czytelność klauzuli.
W przypadku wielostronicowego CV część źródeł zaleca powtórzenie klauzuli na każdej stronie. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy poszczególne strony mogą być drukowane albo przekazywane osobno. Ostateczne rozwiązanie powinno uwzględniać sposób przyjmowania dokumentów przez pracodawcę. Jeżeli CV, list motywacyjny i wiadomość e-mail trafiają do tego samego administratora w tym samym celu, klauzuli nie trzeba zwykle powtarzać w każdym z tych dokumentów.
Najczęstsze błędy w klauzuli
Najczęstsze błędy wynikają z użycia nieaktualnej lub niejasnej formuły. Klauzula nie powinna automatycznie powielać starego odwołania do ustawy z 1997 roku, ponieważ po wejściu w życie RODO takie brzmienie może być nieadekwatne. Równie problematyczny jest zapis, z którego nie wynika jasno, w jakim celu kandydat udziela zgody ani jakiego naboru ona dotyczy.
- Nieaktualna podstawa prawna – użycie formuły odwołującej się do ustawy z 1997 roku.
- Niejasna zgoda – treść niezrozumiała, niejednoznaczna albo sugerująca brak dobrowolności.
- Nadmiarowe dane – umieszczanie w zwykłym CV informacji szczególnej kategorii, na przykład o zdrowiu, religii, orientacji seksualnej lub poglądach politycznych.
- Brak dopasowania – pominięcie szczególnych wymagań dotyczących klauzuli, wskazanych przez pracodawcę w ogłoszeniu lub formularzu rekrutacyjnym.
Przed wysłaniem CV warto ocenić, czy zapis jest świadomy, dobrowolny i zrozumiały oraz czy obejmuje tylko dane potrzebne w danej rekrutacji. Nie należy też zakładać, że jedna uniwersalna formuła odpowiada każdej procedurze pracodawcy.