Początek listu motywacyjnego łączy formalną identyfikację adresata z jasnym wskazaniem celu aplikacji. Trudność polega na zachowaniu rozdziału między zwrotem grzecznościowym a pierwszym zdaniem: gdy znana jest osoba kontaktowa, powitanie można skierować bezpośrednio do niej, natomiast dalsza treść powinna określać stanowisko i odnosić się do konkretnej oferty lub rzeczywistego kontaktu z firmą.
Adresat i nagłówek listu motywacyjnego
Nagłówek listu motywacyjnego powinien jasno identyfikować kandydata, odbiorcę oraz firmę, zanim rozpocznie się właściwa treść dokumentu. Po stronie kandydata umieść imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail. W zależności od wybranego wzoru można dodać także miejscowość i datę sporządzenia listu.
Dane adresata obejmują jego imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy oraz jej adres. Jeżeli osoba kontaktowa nie jest znana, wystarczy podać nazwę i adres firmy. Układ tych informacji może różnić się między wzorami, dlatego należy zachować spójne rozmieszczenie danych i czytelny podział na dane kandydata oraz odbiorcy.
Zwrot grzecznościowy dopasowany do adresata
Zwrot grzecznościowy powinien odpowiadać formalnemu charakterowi listu. Jeśli znasz dane osoby kontaktowej, skieruj pismo bezpośrednio do niej, używając formy „Szanowna Pani” albo „Szanowny Panie”. Gdy adresat pozostaje nieznany, właściwy będzie neutralny zwrot „Szanowni Państwo”.
Po zwrocie należy postawić przecinek, a kolejne zdanie rozpocząć małą literą. Formy potoczne, takie jak „Cześć”, „Witam serdecznie” czy „Dzień dobry”, nie pasują do formalnego charakteru dokumentu.
Pierwsze zdanie: stanowisko, źródło oferty i numer referencyjny
Pierwsze zdanie powinno od razu wskazywać, na jakie stanowisko aplikujesz. Jeśli odpowiadasz na ogłoszenie, dodaj miejsce jego publikacji, a także numer referencyjny, o ile pracodawca podał go w treści oferty. Taki układ ułatwia przyporządkowanie dokumentu do właściwej rekrutacji.
Zdanie może przyjąć formę: „Zgłaszam swoją kandydaturę na stanowisko [nazwa stanowiska] w odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone w [źródło], nr referencyjny [numer]”. Gdy numeru nie ma, pomiń ten element, nie zastępując go inną informacją.
Treść wstępu dopasowana do oferty i pracodawcy
Po formalnym wskazaniu stanowiska wyjaśnij, dlaczego interesuje Cię ta oferta i co łączy ją z Twoim doświadczeniem. Odwołaj się do konkretnego zakresu obowiązków, obszaru działalności firmy albo wymagania wymienionego w ogłoszeniu, zamiast używać ogólnych deklaracji o chęci rozwoju.
Następnie przedstaw jeden argument wspierający kandydaturę: kompetencję, doświadczenie lub osiągnięcie odpowiadające potrzebom stanowiska. Wstęp powinien pokazywać, jak możesz wesprzeć pracodawcę, ale nie może kopiować CV. Pozostałe przykłady i pełne omówienie doświadczenia należy rozwinąć w dalszej części listu.
Rozpoczęcie listu przy aplikowaniu bez ogłoszenia lub po wcześniejszym kontakcie
Przy aplikowaniu bez ogłoszenia od razu wskaż docelowe stanowisko lub obszar pracy, ponieważ adresat nie zna jeszcze celu zgłoszenia. Warto także krótko wyjaśnić, dlaczego kontaktujesz się właśnie z tą firmą, bez rozwijania pełnej argumentacji dotyczącej kompetencji.
Jeśli do wysłania aplikacji doprowadziło polecenie pracownika, wcześniejsza rozmowa telefoniczna albo spotkanie na targach pracy, nawiąż do tego faktu w pierwszym akapicie. Takie odwołanie powinno być zgodne z rzeczywistym przebiegiem kontaktu; nie należy sugerować rekomendacji ani rozmowy, które nie miały miejsca.