Organizacja szkolenia – co wlicza się w koszty?

Przygotowanie konferencji lub narady biznesowej to przedsięwzięcie, do którego należy podejść z odpowiednim profesjonalizmem. Szczególnie istotne jest zaplanowanie wszystkich działań, które mają złożyć się na końcowy sukces. Dla organizatorów takich wydarzeń istotne znaczenie mają zwykle kwestie finansowe. Z jakimi wydatkami wiąże się organizowanie szkoleń i które z nich można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej?

Co składa się na koszty konferencji lub szkolenia?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie o to, ile kosztuje organizacja konferencji lub spotkania szkoleniowego. Wiele zależy od lokalizacji i standardu sali szkoleniowej, skali eventu, liczby zaproszonych gości czy wykładowców oraz pozostałych czynników. Poniżej prezentujemy podstawowe zestawienie kosztów, z jakimi możesz spotkać się w trakcie przygotowywania tego rodzaju wydarzeń.

Wynajem sali konferencyjnej

Jeśli nie posiadamy własnego zaplecza do organizacji takiego spotkania, w budżecie należy uwzględnić wynajem obiektu. Wielkie, komfortowo wyposażone sale szkoleniowe w Krakowie czy Warszawie są z reguły droższe niż obiekty zlokalizowane z dala od dużych miast. Nie bez znaczenia dla koszów wynajmu jest również wyposażenie takiego obiektu oraz fakt, czy będziemy chcieli skorzystać z zaplecza hotelowego bądź gastronomicznego.

Koszty prelegentów oraz materiałów dydaktycznych

Zapraszając na wydarzenie znane osobistości ze świata biznesu, nauki czy kultury, należy przygotować również na koszty związane z ich honorariami, podróżami czy zakwaterowaniem. Sporym wydatkiem – zwłaszcza w przypadku szkoleń dla dużej liczby uczestników – może okazać się także druk materiałów edukacyjnych.

Noclegi i transport

Do kosztów związanych z wynajem sal szkoleniowych czy wynagrodzeniem prelegentów należy doliczyć również ewentualne wydatki na transport uczestników, jeśli firma zdecyduje się go pokryć. W przypadku szkoleń kilkudniowych konieczne może również okazać się zapewnienie miejsc noclegowych dla osób biorących udział w szkoleniu. Aby zoptymalizować koszty, warto korzystać z obiektów, które dysponują odpowiednim zapleczem lub zorganizować event w hotelu.

Wyżywienie uczestników

Organizatorom wynajmującym sale szkoleniowe Warszawa, podobnie jak inne miasta, daje również możliwość skorzystania z usług gastronomicznych, takich jak obiady, poczęstunki czy gorące oraz zimne napoje. Podczas całodniowych sesji przerwy obiadowe oraz kawowe stanowią obecnie standard, dlatego warto zaplanować wydatki również w tym obszarze, uzależniając ich skalę od rodzaju szkolenia, czasu jego trwania oraz przewidywanej liczby uczestników.

Które wydatki na szkolenia można zaliczać do kosztów podatkowych?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, które wydatki na szkolenia można zakwalifikować do kosztów w ramach prowadzonej działalności. O ile opłaty za wynajem sali szkoleniowej nie budzą wątpliwości, sporną kwestią mogą okazać się np. usługi cateringowe. Mimo iż same w sobie zwykle nie mają wpływu na osiągane zyski, mogą jednak przyczyniać się do budowy pozytywnego wizerunku firmy, stanowiąc koszt reprezentacyjny firmy. Warto pamiętać, że choć przepisy podatkowe nie precyzują, które wydatki można ująć w księgach rachunkowych, to przedsiębiorca zawsze zobowiązany jest do wykazania związku pomiędzy ponoszonymi kosztami a uzyskanymi przychodami.